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1.0 Objectif de la Politique de confidentialité de la Société d'aide au développement des collectivités du Témiskaming Sud 

Société d'aide au développement des collectivités du Témiskaming Sud (SADCTS) est un organisme communautaire à but non lucratif soutenu par le gouvernement fédéral avec un conseil d'administration bénévole et un personnel professionnel dont le but est de développer et de diversifier les économies locales. La SADCTS soutient le développement économique communautaire et la croissance des petites entreprises en élaborant et en mettant en œuvre des plans communautaires stratégiques, en offrant une gamme de services de conseil et d'information aux petites entreprises et en exploitant des fonds d'investissement contrôlés localement pour fournir un financement remboursable aux entreprises nouvelles et existantes.  

Cette politique de confidentialité a été élaborée pour se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») du Canada. La LPRPDE établit des règles pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels dans le cadre d'une activité commerciale telle que définie dans la Loi.  

1.1 Résumé des dix principes de la LPRPDE  

Les dix principes de la LPRPDE qui constituent la base de la présente politique de confidentialité sont les suivants : 

Responsabilité : les organisations sont responsables des informations personnelles qu'elles collectent, utilisent, conservent et divulguent dans le cadre de leurs activités commerciales, y compris, mais sans s'y limiter, la nomination d'un responsable de la protection de la vie privée ;  

  1. Finalités d'identification : les organisations doivent expliquer les finalités pour lesquelles les informations sont utilisées au moment de la collecte et ne peuvent être utilisées qu'à ces fins ; 

  2. Consentement : les organisations doivent obtenir le consentement exprès ou implicite d'un individu lorsqu'elles recueillent, utilisent ou divulguent les renseignements personnels de l'individu ; 

  3. Limitation de la collecte : la collecte de renseignements personnels doit être limitée à la quantité et au type raisonnablement nécessaires aux fins identifiées ; 

  4. Limiter l'utilisation, la divulgation et la conservation : les renseignements personnels doivent être utilisés uniquement aux fins identifiées et ne doivent pas être divulgués à des tiers à moins que l'individu ne consente à l'utilisation ou à la divulgation alternative ; 

  5. Exactitude : les organisations sont tenues de conserver les informations personnelles dans les fichiers actifs exactes et à jour ; 

  6. Mesures de protection : les organisations doivent utiliser des mesures de protection physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger les renseignements personnels contre l'accès ou la divulgation non autorisés. 

  7. Ouverture : les organisations doivent informer leurs clients et former leurs employés sur leurs politiques et procédures de confidentialité ; 

  8. Accès individuel : un individu a le droit d'accéder aux informations personnelles détenues par une organisation et d'en contester l'exactitude le cas échéant ; et 

  9. Offrir un recours : les organisations doivent informer les clients et les employés de la manière de présenter une demande d'accès ou une plainte au responsable de la protection de la vie privée et répondre rapidement à une demande ou à une plainte de la part de l'individu.  

Cette politique de confidentialité s'applique au conseil d'administration, aux membres, aux employés et aux employés contractuels de la SADCTS. De plus, la SADCTS s'assure que tous les fournisseurs de services tiers signent des accords de confidentialité avant tout transfert de renseignements personnels sur un individu dans le cadre de la fourniture de prêts commerciaux, de conseils en développement commercial et d'autres informations et/ou services connexes.  

1.2 Définitions  

« Informations personnelles » désigne toute information concernant une personne identifiable. Il comprend, sans s'y limiter, des informations relatives à l'identité, la nationalité, l'âge, le sexe, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, le numéro d'assurance sociale, la date de naissance, l'état matrimonial, l'éducation, les antécédents professionnels, les actifs, les passifs, les dossiers de paiement , les dossiers de crédit, les dossiers de prêt, les revenus et les informations relatives aux transactions financières ainsi que certaines opinions ou opinions personnelles d'un individu.  

« Informations sur l'entreprise » désigne le nom de l'entreprise, l'adresse de l'entreprise, le numéro de téléphone de l'entreprise, le(s) nom(s) du(des) propriétaire(s), dirigeant(s) et directeur(s), les titres de poste, les numéros d'enregistrement de l'entreprise (TPS, TVD et retenues à la source) , et la situation financière. Bien que les renseignements commerciaux ne soient pas assujettis à la LPRPDE, la confidentialité des renseignements commerciaux sera traitée avec les mêmes mesures de sécurité par le personnel, les membres et les membres du conseil d'administration de la SADC Témiskaming Sud, comme requis pour les renseignements personnels individuels en vertu de la LPRPDE.  

« Client » désigne l'entreprise qui demande ou a été approuvée pour un prêt (y compris les entreprises individuelles et les particuliers exerçant une activité en partenariat );  

« Particulier » désigne le ou les propriétaires ou actionnaires du client, les cosignataires et/ou tout garant associé à un client.  

« Membre » désigne une personne qui fait du bénévolat au sein d'un comité la SADCTS, mais qui n'est pas un membre actuel ou actif du conseil d'administration, ou un président du comité.  

« Demande » désigne le formulaire de demande ou les formulaires connexes remplis par la ou les personnes physiques pour demander un financement pour le client par l'intermédiaire du Fonds d'investissement de la SADCTS.

« Base de données » désigne la liste des noms, adresses et numéros de téléphone des clients et des individus détenus par la SADCTS sous forme, mais sans s'y limiter, de fichiers informatiques, de fichiers papier et de fichiers sur disques durs informatiques.  

« Fichier » désigne les informations collectées au cours du traitement d'une demande, ainsi que les informations collectées/mises à jour pour maintenir/entretenir le compte.  

« Consentement express » signifie que la personne signe la demande, ou d'autres formulaires contenant des renseignements personnels, autorisant la SADCTS à recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels de la personne aux fins énoncées dans la demande et/ou les formulaires.

 

« Consentement implicite » signifie que l'organisation peut supposer que l'individu consent à l'utilisation, à la conservation et à la divulgation des informations aux fins initiales, à moins que l'individu ne l'ait notifié.  

« Tiers » désigne une personne ou une entreprise qui fournit des services au SADCTS à l'appui des programmes, avantages et autres services offerts par la SADCTS, tels que d'autres prêteurs, bureaux de crédit, personnes avec lesquelles l'individu ou le client fait entreprise, mais n'inclut aucun bureau ou ministère du gouvernement auquel la SADCTS relève de la prestation de ces programmes, avantages ou services. 

2.0 Objectifs de la collecte de renseignements personnels

Les renseignements personnels sont recueillis afin d'évaluer l'admissibilité de la personne qui remplit une demande d'aide financière, ainsi que pour faire rapport à Industrie Canada. L'individu est la principale source d'information mais la SADC Témiskaming Sud demandera également d'obtenir des informations directement d'une troisième source lorsque l'individu ne dispose pas des informations requises.  

Seules les informations nécessaires pour déterminer l'admissibilité d'une personne seront recueillies. Bien que le numéro d'assurance sociale de la personne puisse être demandé dans la demande de confirmation de l'identification de la personne à l'agence d'évaluation du crédit, la fourniture de ces renseignements personnels est facultative. L'individu peut fournir d'autres formes d'identification, telles que la date de naissance et le numéro de permis de conduire. 

3.0 Consentement

Le consentement exprès et écrit d'une personne sera obtenu avant ou au moment de la collecte de renseignements personnels. Les fins de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels seront fournies à la personne au moment de demander son consentement. Une fois que le consentement est obtenu de la personne pour utiliser ses renseignements à ces fins, la SADC Témiskaming Sud a le consentement implicite de la personne pour recueillir ou recevoir tout renseignement supplémentaire nécessaire à la réalisation des mêmes fins. Un consentement exprès sera également obtenu si, ou quand, une nouvelle utilisation est identifiée.  

En signant la demande et/ou d'autres formulaires, le consentement implicite est accordé par l'individu pour obtenir et/ou vérifier des informations de tiers tels que des banques, des bureaux de crédit, d'autres prêteurs et des compagnies d'assurance dans le processus d'évaluation de l'éligibilité d'un particulier ou client. Le consentement implicite est également accordé par la personne pour permettre au SADCTS de déclarer ou de divulguer des renseignements à Industrie Canada, le ministère fédéral qui administre le Programme de développement des collectivités de l'Ontario.  

Une personne peut choisir de ne pas fournir tout ou partie des renseignements personnels à tout moment, mais si la SADCTS n'est pas en mesure de recueillir suffisamment d'informations pour valider la demande de financement, la demande de la personne pour un tel financement peut être refusée.  

Un client ou un individu peut retirer son consentement à l'utilisation de ses renseignements personnels par la SADC Témiskaming Sud à tout moment avant l'approbation de la demande, en faisant une telle demande par écrit. Une fois qu'un prêt a été approuvé, une personne ne peut retirer son consentement autorisant la SADCTS à utiliser et à divulguer les renseignements personnels aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité. Le consentement exprès sera obtenu de la personne avant de divulguer ses renseignements personnels à d'autres prêteurs, assureurs-crédit et bureaux de crédit.  

Cette politique de confidentialité ne couvre pas les données statistiques à partir desquelles l'identité des individus ne peut être déterminée. La SADCTS se réserve le droit d'utiliser et de divulguer les données statistiques qu'il juge appropriées. 

4.0 Limiter la collecte

Les renseignements personnels recueillis seront limités aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité, les applications SADC Témiskaming Sud et/ou d'autres formulaires.

5.0 Limiter l'utilisation, la divulgation et la conservation

5.1 Utilisation des informations personnelles  

Les renseignements personnels ne seront utilisés qu'aux fins auxquelles la personne a consenti, avec les exceptions suivantes, comme le permet la LPRPDE :  

La SADC Témiskaming Sud utilisera les renseignements personnels sans le consentement de l'individu, lorsque :  

  • L'organisation a des motifs raisonnables de croire que l'information pourrait être utile lors d'une enquête sur une infraction à une loi fédérale, provinciale ou étrangère et l'information est utilisée pour cette enquête ; 

  • Il existe une situation d'urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d'un individu ; 

  • Les informations sont destinées à une étude statistique ou à une recherche ; 

  • Les informations sont accessibles au public ; 

  • L'utilisation est clairement dans l'intérêt de l'individu et le consentement n'est pas disponible en temps opportun ; 

  • La connaissance et le consentement compromettraient la disponibilité ou l'exactitude de l'information, et 

  • La collecte est nécessaire pour enquêter sur une violation d'un accord.  

 

5.2 Divulgations et transfert de renseignements personnels  

 

Les renseignements personnels ne seront divulgués qu'aux employés de la SADC Témiskaming Sud, aux membres des comités de la SADCTS et au conseil d'administration qui ont besoin de connaître les renseignements aux fins de leur travail ou pour évaluer l'admissibilité de la personne au programme de prêt.  

Les renseignements personnels seront divulgués à des tiers avec la connaissance et le consentement de l'individu.  

La LPRPDE permet à la SADCTS de divulguer des renseignements personnels à des tiers, à l'insu et sans le consentement d'un individu, pour :  

  • Un avocat représentant la SADCTS; 

  • Recevoir une dette envers la SADCTS par le particulier ou le client ; 

  • Se conformer à une citation à comparaître, un mandat ou une ordonnance rendue par un tribunal ou un autre organisme compétent ; 

  • Un organisme d'application de la loi dans le cadre d'une enquête civile ou pénale ; 

  • Un organisme gouvernemental ou un ministère demandant l'information ; ou, 

  • Tel que requis par la loi.  

La LPRPDE permet à la SADCTS de transférer des renseignements personnels à un tiers, à l'insu de la personne ou sans son consentement, si le transfert est simplement à des fins de traitement et que le tiers n'utilise les renseignements qu'aux fins pour lesquelles ils ont été transférés. La SADCTS s'assurera, par des moyens contractuels ou autres, que le tiers protège les informations et ne les utilise qu'aux fins pour lesquelles elles ont été transférées.  

5.3 Conservation des informations personnelles  

 

Les renseignements personnels seront conservés dans les dossiers des clients aussi longtemps que le dossier est actif et pour les périodes prescrites par les lois et règlements applicables.  

Un dossier sera considéré comme inactif en cas de rejet d'une demande par le Comité d'Investissement, lors du remboursement intégral d'un prêt et de la mainlevée des sûretés, ou lors de la résiliation d'une garantie. Les informations contenues dans un dossier inactif seront conservées pour une durée de cinq (5) ans, sauf en cas de rejet d'une candidature. Lorsqu'une demande a été rejetée, le dossier et tous les renseignements personnels contenus dans le dossier seront conservés pour une période d'un (1) an. 

6.0 Précision

La SADC Témiskaming Sud s'efforce de s'assurer que tous les renseignements personnels fournis par la personne dans son ou ses dossiers actifs sont exacts, à jour et complets, comme cela est nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis, utilisés, conservés et divulgués. Les particuliers sont priés d'aviser la SADCTS de tout changement de renseignements personnels ou commerciaux.  

Les informations contenues dans les fichiers inactifs ne sont pas mises à jour. 

7.0 Sauvegardes

La SADC Témiskaming Sud utilisera des mesures physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger les informations personnelles uniquement pour les employés, bénévoles ou tiers de la SADCTS qui ont besoin de connaître ces informations aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité.  

Sauvegardes organisationnelles : L'accès aux renseignements personnels sera limité aux membres du personnel et aux directeurs qui déterminent l'admissibilité de la personne à un prêt commercial. Les renseignements personnels fournis aux membres du ou des comités de la SADCTS se limiteront aux seuls renseignements nécessaires à l'exécution du mandat de ce comité. Les membres du (des) comité(s)  SADCTS et/ou du conseil d'administration ne sont pas autorisés à copier ou conserver des informations personnelles sur des individus ou des clients et doivent retourner pour destruction toutes ces informations qui leur sont fournies pour examen une fois que le but pour être fourni avec cette information a été remplie. Les employés et les membres du ou des comités et/ou du conseil d'administration de la SADCTS sont tenus de signer une entente de confidentialité les engageant à maintenir la confidentialité de tous les renseignements personnels auxquels ils ont accès.  

 

Sauvegardes physiques : les fichiers actifs sont stockés dans des classeurs verrouillés lorsqu'ils ne sont pas utilisés. L'accès aux zones de travail où des fichiers actifs peuvent être utilisés est réservé aux employés de la SADCTS et aux tiers autorisés. Tous les fichiers inactifs ou informations personnelles qui ne sont plus nécessaires sont déchiquetés avant d'être éliminés afin d'éviter toute divulgation par inadvertance à des personnes non autorisées.  

Protections technologiques : Les renseignements personnels contenus dans les ordinateurs et les bases de données électroniques de la SADCTS sont protégés par mot de passe conformément à la politique de sécurité de l'information de la SADCTS . L'accès à n'importe quel ordinateur de la SADCTS est également protégé par mot de passe. Le routeur ou le serveur Internet de la SADCTS est doté d'une protection pare-feu suffisante pour protéger les informations personnelles et confidentielles de l'entreprise contre les attaques de virus et les logiciels « renifleurs » résultant de l'activité Internet. Les renseignements personnels ne sont pas transférés aux membres bénévoles du comité, au conseil d'administration ou à des tiers par courrier électronique ou autre forme électronique. 

8.0 Ouverture 

La SADC Témiskaming Sud s'efforcera de faire connaître ses politiques et procédures de confidentialité à l'individu via la présente politique de confidentialité ainsi que la déclaration de confidentialité de la SADCTS. Ce document sera également disponible sur le site Internet de la SADCTS. 

9.0 Accès individuel

Une personne qui souhaite examiner ou vérifier quels renseignements personnels sont détenus par la SADC Témiskaming Sud, ou à qui les renseignements ont été divulgués (comme le permet la Loi), peut faire la demande d'accès, par écrit, au Chef de la protection des renseignements personnels de la SADCTS. Après vérification de l'identité de la personne, le responsable de la protection de la vie privée répondra dans les soixante (60) jours. Si l'individu constate que les informations détenues par la SADCTS sont inexactes ou incomplètes, à condition que l'individu fournisse des preuves documentaires pour vérifier l'exactitude des informations, la SADCTS apportera les modifications requises au(x) dossier(s) actif(s) de l'individu dans les plus brefs délais. 

10.0 Plaintes/Recours 

Si une personne est préoccupée par les pratiques de traitement des renseignements personnels de la SADC Témiskaming Sud, une plainte, par écrit, peut être adressée au chef de la protection de la vie privée de la SADCTS. Après vérification de l'identité de la personne, le chef de la protection des renseignements personnels de la SADCTS agira rapidement pour enquêter sur la plainte et fournira un rapport écrit des conclusions de l'enquête à la personne.  

Lorsque le responsable de la protection de la vie privée de la SADC Témiskaming Sud détermine que la plainte de la personne est bien fondée, le responsable de la protection de la vie privée prendra les mesures nécessaires pour corriger la pratique de traitement des informations incriminée et/ou réviser les politiques et procédures de confidentialité de la SADCTS. Lorsque le chef de la protection des renseignements personnels de la SADCTS détermine que la plainte de la personne n'est pas fondée ; la personne en sera avisée par écrit. Si la personne n'est pas satisfaite de la conclusion et des mesures correspondantes prises par le responsable de la protection de la vie privée de la SADCTS, la personne peut déposer une plainte auprès du commissaire fédéral à la protection de la vie privée à l'adresse ci-dessous :  

Le commissaire à la protection de la vie privée du Canada                  www.privcom.gc.ca

112, rue Kent, Ottawa (Ontario) K1A 1H3 

Tél 1-800-282-1376  

Questions/Demande d'accès/Réclamation  

 

Toute question concernant cette politique ou toute autre politique de confidentialité de la SADC Témiskaming Sud peut être adressée au responsable de la confidentialité. Les demandes d'accès à l'information, ou de dépôt de plainte, doivent être faites par écrit et envoyées au chef de la protection des renseignements personnels à l'adresse ci-dessous :  

John Bernstein, directeur de la confidentialité                                           cpo@southtemiskaming.com 

La société d'aide au développement des collectivités du Témiskaming Sud 

467, avenue Ferguson, C.P. 339, Haileybury, ON    P0J 1K0  

Modification des politiques de confidentialité de la SADC Temiskaming Sud  

 

La politique de confidentialité de la Société au développement des collectivités du Témiskaming Sud est en vigueur le 14 décembre 2004 et est rétroactive au 1er janvier 2004. Cette politique est sujette à modification en réponse aux développements de la législation sur la confidentialité. Le responsable de la protection de la vie privée examinera et révisera la politique de confidentialité de temps à autre, tel que requis par les modifications apportées à la loi sur la confidentialité. La notification de tout changement dans la politique de confidentialité sera publiée sur le site Web de la SADCTS, ainsi que dans la déclaration de confidentialité de la SADCTS. Toute modification de la politique de confidentialité s'appliquera aux renseignements personnels recueillis à compter de la date de publication de la politique de confidentialité révisée sur le site Web de la SADCTS. 

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planifient et agissent pour l'avenir de leur région.
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