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POLITIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE

TABLE DES MATIÈRES

1.0 BUT DE LA POLITIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE DE LA
SOCIÉTÉ D’AIDE AU DÉVELOPPEMENT DES COLLECIVITÉS TEMISKAMING SUD
1.1 Résumé des dix principes de la LPRPDE
1.2 Définitions
2.0 Fins pour lesquelles s’effectue la collecte des renseignements personnels
3.0 CONSENTEMENT
4.0 LIMITER LA COLLECTE
5.0 LIMITER L’UTILISATION, LA DIVULGATION ET LA CONSERVATION
5.1 Utilisation des renseignements personnels
5.2 Divulgation et transmission de renseignements personnels
5.3 Conservation des renseignements personnels
6.0 EXACTITUDE
7.0 PRÉCAUTIONS
8.0 TRANSPARENCE
9.0 ACCÈS DE LA PERSONNE
10.0 PLAINTES ET RECOURS
 
POLITIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE

1.0 But de la Politique en matière de respect de la vie privée de la
Société d’aide au développement des collectivités Temiskaming Sud

La SADC Temiskaming Sud est une organisation communautaire sans but lucratif qui est
soutenue par le gouvernement fédéral, dont le conseil d’administration est constitué de
bénévoles et qui compte sur un personnel professionnel. Son but est de développer et de
diversifier les économies locales. La SADC Temiskaming Sud soutient le développement
économique des collectivités et la croissance des petites entreprises en élaborant et en mettant
en oeuvre des plans communautaires stratégiques, en assurant la prestation d’un éventail de
services de conseil et de renseignements auprès des petites entreprises et en exploitant des
fonds d’investissement contrôlés au palier local pour offrir du financement remboursable aux
entreprises nouvelles et existantes.

Cette politique en matière de respect de la vie privée a été élaborée en vue d’assurer que la
SADC Temiskaming Sud se conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels
et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada. La LPRPDE définit les règles qui
régissent la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels dans le cours
des activités commerciales.
 
1.1 Résumé des dix principes de la LPRPDE

Voici les dix principes de la LPRPDE qui constituent le fondement de cette Politique en matière
de respect de la vie privée :

1. Responsabilisation : les organisations sont responsables des renseignements
personnels qu’elles recueillent, utilisent, conservent et divulguent dans le cours de leurs
activités commerciales, et, sans exclure d’autres responsabilités, de nommer un chef de
la protection des renseignements personnels.
2. Établir les fins : les organisations doivent expliquer à quelles fins serviront les
renseignements au moment où elles les recueillent et ne peuvent les utiliser qu’à ces
fins.
3. Consentement : les organisations doivent obtenir le consentement explicite ou implicite
d’une personne lorsqu’elles recueillent, utilisent ou divulguent des renseignements
personnels qui la concernent.
4. Limiter la collecte : la collecte des renseignements personnels ne doit se limiter qu’à la
quantité et au type de renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour
atteindre les fins établies.
5. Limiter l’utilisation, la divulgation et la conservation : les renseignements personnels ne
doivent être utilisés qu’aux fins établies et ne doivent pas être divulgués à des tiers sauf
si la personne consent à une autre utilisation ou divulgation.
Exactitude : les organisations doivent conserver les renseignements personnels dans
des dossiers actifs de manière à ce qu’ils soient exacts et à jour.
7. Précautions : les organisations doivent prendre des précautions physiques,
organisationnelles et technologiques pour protéger les renseignements personnels
contre l’accès et la divulgation non autorisés.
8. Transparence : les organisations doivent informer leurs clients et former leurs employés
au sujet de leurs politiques et de leurs procédures en matière de respect de la vie
privée.
9. Accès des personnes : une personne a le droit d’accès aux renseignements personnels
qui la concernent et qui sont détenus par une organisation ainsi que le droit d’en
contester l’exactitude, au besoin.
10. Offrir un recours : les organisations doivent informer leurs clients et leurs employés de
la manière dont ils peuvent présenter une demande d’accès ou une plainte au chef de
la protection des renseignements personnels et elles doivent répondre avec diligence à
une demande ou à une plainte présentée par la personne.

Cette Politique en matière de respect de la vie privée s’applique au conseil d’administration, aux
membres, aux employés et aux employés contractuels de la SADC Temiskaming Sud. De plus,
la SADC Temiskaming Sud doit veiller à ce que tous les tiers fournisseurs de services signent
une convention de confidentialité avant de procéder à toute transmission de renseignements
personnels dans le cours de ses activités de prêts commerciaux, de conseils pour l’expansion
d’entreprises et de renseignements ou services complémentaires.
 
1.2 Définitions

« Renseignements personnels » s’entend de tout renseignement au sujet d’une personne
identifiable. Cela comprend, sans en exclure d’autres, les renseignements qui ont trait à
l’identité, à la nationalité, à l’âge, au sexe, à l’adresse, au numéro de téléphone, à l’adresse de
courrier électronique, au numéro d’assurance sociale, à la date de naissance, à la situation de
famille, à la scolarité, aux antécédents en matière d’emploi et de santé, à l’actif, au passif, aux
antécédents au chapitre des paiements, aux dossiers de crédit, aux dossiers de prêts, au
revenu et aux renseignements qui ont trait aux transactions financières ainsi qu’à certains
points de vue et opinions personnels d’une personne.

« Renseignements commerciaux » s’entend du nom commercial, de l’adresse commerciale, du
numéro de téléphone commercial, du ou des noms des propriétaires, des dirigeants et des
administrateurs, des titres des postes, des numéros d’inscription des entreprises (TPS, TVP,
déductions à la source), de la situation financière. Bien que les renseignements commerciaux
ne soient pas assujettis à la LPRPDE, leur confidentialité sera l’objet des mêmes mesures de
sécurité de la part du personnel, des membres et du conseil d’administration de la SADC
Temiskaming Sud que celle qui est exigée pour les renseignements personnels en vertu de la
LPRPDE.

« Client » s’entend de l’entreprise qui demande ou qui a obtenu un prêt (y compris les
entreprises à propriétaire unique et les personnes qui exploitent des entreprises en partenariat).
 
« Personne » s’entend des propriétaires ou des actionnaires de l’entreprise, des cosignataires
et de tout garant associé à un client.

« Membre » s’entend d’une personne qui agit à titre bénévole au sein d’un comité de la SADC
Temiskaming Sud, mais qui n’est pas un membre actuel ou actif du conseil d’administration ou
le président du comité.

« Demande » s’entend du formulaire de demande ou des formulaires complémentaires qui sont
remplis par la ou les personnes pour demander du financement du fonds d’investissement de la
SADC Temiskaming Sud pour le client.

« Base de données » s’entend de la liste des noms, des adresses et des numéros de
téléphone des clients et des personnes que détient la SADC Temiskaming Sud sous forme de
fichiers informatiques, de dossiers-papiers et de fichiers qui se trouvent dans des disques durs,
sans exclure d’autres formes.

« Dossier » s’entend des renseignements recueillis dans le cours du traitement d’une demande
ainsi que des renseignements recueillis ou mis à jour pour mettre le compte à jour ou pour
assurer la prestation des services qui y ont trait.

« Consentement explicite » s’entend d’une demande ou de tout autre formulaire qui a été signé
par la personne, qui contient des renseignements personnels et qui autorise la SADC
Temiskaming Sud à recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels qui
concernent cette personne pour les fins définies dans la demande ou dans les formulaires, ou
les deux.

« Consentement implicite » s’entend de l’organisation qui peut présumer que la personne
consent à ce que les renseignements puissent être utilisés, conservés et divulgués pour les fins
prévues, sauf avis contraire de la personne.

« Tiers » s’entend d’une personne ou d’une société qui fournit des services à la SADC
Temiskaming Sud pour en soutenir les programmes, les avantages et les autres services,
comme les organismes prêteurs, les agences d’évaluation du crédit, les personnes avec
lesquelles la personne ou le client fait affaire, mais ne comprend aucun bureau ou ministère
gouvernemental de qui relève la SADC Temiskaming Sud relativement à la prestation de tels
programmes, avantages ou services.
 
2.0 Fins pour lesquelles s’effectue la collecte des renseignementspersonnels

Les renseignements personnels sont recueillis pour évaluer l’admissibilité de la personne qui
remplit une demande d’aide financière et pour faire rapport à Industrie Canada. La personne est
la source principale des renseignements, mais la SADC Temiskaming Sud] demandera aussi
des renseignements directement à une tierce source lorsque la personne ne possédera pas
tous les renseignements nécessaires.

Seuls les renseignements qui sont nécessaires pour décider de l’admissibilité d’une personne
seront recueillis. Bien que l’on puisse demander le numéro d’assurance sociale de la personne
dans le formulaire de demande pour confirmer son identité à la société qui effectue des
enquêtes sur la solvabilité, ce renseignement personnel est facultatif. La personne peut offrir d’autres genres d’identification, comme la date de naissance et le numéro de permis de
conduire.
 
3.0 Consentement

Il faut obtenir un consentement explicite écrit avant ou au moment de recueillir des
renseignements personnels. Les fins de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des
renseignements personnels seront fournies à la personne au moment où on lui demandera son
consentement. Une fois qu’elle a obtenu le consentement de la personne pour l’utilisation des
renseignements qui la concernent pour ces fins, la SADC Temiskaming Sud a le consentement
implicite de recueillir ou de recevoir tout renseignement supplémentaire qui est nécessaire pour
atteindre les mêmes fins. Le consentement explicite devra aussi être obtenu lorsqu’il sera
question d’une nouvelle utilisation, le cas échéant.

En signant la demande ou d’autres formulaires, la personne ou le client accorde son
consentement implicite à obtenir ou à vérifier, en cours d’évaluation de son admissibilité, les
renseignements qui proviennent de tiers, comme les banques, les bureaux de crédit, les autres
sociétés de prêts et les sociétés d’assurance. La personne ou le client accorde aussi son
consentement implicite à ce que la SADC Temiskaming Sud rapporte ou autrement divulgue les
renseignements qui la ou le concernent à Industrie Canada, le ministère fédéral qui administre
le programme des Sociétés d’aide au développement des collectivités de l’Ontario.
Une personne peut choisir en tout temps de ne pas fournir certains ou tous les renseignements
personnels demandés, mais si la SADC Temiskaming Sud n’est pas en mesure de recueillir
suffisamment de renseignements pour valider la demande de financement, celle-ci peut lui être
refusée.

Un client ou une personne peut, à tout moment avant que la demande soit approuvée, retirer
son consentement à ce que la SADC Temiskaming Sud utilise les renseignements personnels
qui la concernent en présentant une demande par écrit à cet effet. Une fois qu’un prêt a été
approuvé, une personne ne peut retirer son consentement à ce que la SADC Temiskaming Sud
utilise et divulgue les renseignements personnels qui la concernent aux fins définies dans cette
Politique en matière de respect de la vie privée. Le consentement explicite de la personne sera
obtenu avant la divulgation des renseignements personnels qui la concernent à d’autres
prêteurs, assureurs de crédit et bureaux de crédit.

Cette Politique en matière de respect de la vie privée n’englobe pas les données statistiques à
partir desquelles il est impossible d’identifier les personnes. La SADC Temiskaming Sud
conserve le droit d’utiliser et de divulguer les données statistiques comme elle le juge bon.
 
4.0 Limiter la collecte

Les renseignements personnels qui sont recueillis se limitent aux fins définies dans cette
Politique en matière de respect de la vie privée, dans les demandes ou dans d’autres
formulaires de la SADC Temiskaming Sud.
 
5.0 Limiter l’utilisation, la divulgation et la conservation

5.1 Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels ne seront utilisés qu’aux seules fins auxquelles la personne a
consenti, sous réserve des exceptions qui suivent et qui sont permises en vertu de la LPRPDE :
Le SADC Temiskaming Sud utilisera les renseignements personnels sans le consentement de
la personne lorsque :

• l’organisation a des motifs raisonnables de croire que les renseignements seraient utiles
dans le cas d’une enquête relative à une violation d’une loi fédérale, provinciale ou
étrangère et que les renseignements seront utilisés pour cette enquête;
• il y a une urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne;
• les renseignements servent à une étude ou à une recherche de nature statistique;
• les renseignements sont disponibles publiquement;
• l’utilisation est clairement dans l’intérêt de la personne et son consentement ne peut être
obtenu en temps opportun;
• la connaissance et le consentement compromettraient la disponibilité ou l’exactitude des
renseignements;
• et la cueillette est nécessaire pour faire enquête relativement à un manquement à une
convention.
 
5.2 Divulgation et transmission de renseignements personnels

Les renseignements personnels ne seront divulgués qu’aux seuls employés, membres des
comités et conseil d’administration de la SADC Temiskaming Sud qui doivent connaître ces
renseignements pour accomplir leur travail ou qui procèdent à une évaluation de l’admissibilité
de la personne au programme de prêts.

Les renseignements personnels seront divulgués à des tiers avec la connaissance et le
consentement de la personne.

La LPRPDE permet que la SADC Temiskaming Sud divulgue des renseignements personnels à
des tiers sans que la personne le sache ou y consente quand il s’agit :
• d’un avocat qui représente la SADC Temiskaming Sud;
• de recouvrer une dette due à la SADC Temiskaming Sud par la personne ou par le client;
de se conformer à une assignation, à un mandat ou à une ordonnance de la cour ou d’un
autre organisme compétent;
• d’un organisme d’application de la loi dans le cadre d’une enquête criminelle ou au civil;
• d’un organisme ou d’un ministère gouvernemental qui demande les renseignements;
• d’une exigence de la loi.
La LPRPDE permet que la SADC Temiskaming Sud transmette des renseignements
personnels à un tiers sans que la personne le sache ou y consente si cette transmission vise
simplement le traitement de ces renseignements et si le tiers n’utilise ceux-ci que pour les fins
pour lesquelles ils lui ont été transmis. La SADC Temiskaming Sud veillera, par des moyens
contractuels ou autres, à ce que le tiers protège les renseignements et ne les utilise qu’aux
seules fins pour lesquelles ils auront été transmis.
 
5.3 Conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels seront conservés dans les dossiers des clients aussi
longtemps que ces dossiers seront actifs et pour toute période que peuvent prescrire les lois et
les règlements applicables.

Un dossier sera considéré inactif si le Comité de l’investissement rejette une demande,
lorsqu’un prêt sera remboursé entièrement et les garanties seront libérées ou lorsqu’une
caution sera expirée. Les renseignements qui apparaissent dans un dossier inactif seront
conservés durant sept (7) ans sauf dans le cas du rejet d’une demande. Si une demande est
rejetée, le dossier et tous les renseignements personnels qu’il contient seront conservés durant
deux (2) ans.

6.0 Exactitude

La SADC Temiskaming Sud veille à ce que les renseignements personnels qui sont fournis par
la personne dans son ou ses dossiers actifs soient exacts, à jour et complets selon ce qui est
nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, utilisés, conservés et
divulgués. Les personnes doivent informer la SADC Temiskaming Sud de tout changement qui
survient relativement aux renseignements personnels ou commerciaux qui les concernent.
Les renseignements qui se trouvent dans les dossiers inactifs ne sont pas mis à jour.
 
7.0 Précautions

La SADC Temiskaming Sud prendra des mesures physiques, organisationnelles et
technologiques pour protéger les renseignements personnels et ne les transmettra qu’aux seuls
employés et bénévoles de la SADC Temiskaming Sud ou aux seuls tiers qui doivent connaître
ces renseignements aux fins prévues dans cette Politique en matière de respect de la vie
privée.

Précautions organisationnelles — L’accès aux renseignements personnels se limitera à l’agent
des prêts, à l’agent d’administration ou au directeur général, ou les trois, qui sont les personnes
qui doivent décider de l’admissibilité de la personne à un prêt commercial. Les renseignements
personnels qui seront fournis aux membres du ou des comités de la SADC Temiskaming Sud
se limiteront aux seuls renseignements nécessaires à l’accomplissement du mandat de ce ou
ces comités. Les membres du ou des comités ou le conseil d’administration de la SADC
Temiskaming Sud sont pas autorisés à copier ou à conserver les renseignements personnels
qui concernent les personnes ou les clients. Ils doivent retourner, pour fin de destruction, tous
ces renseignements qui leur ont été remis pour fin d’examen dès que la fin pour laquelle ils les
ont reçus a été atteinte.

Les employés et les membres du ou des comités ou le conseil d’administration de la SADC
Temiskaming Sud doivent signer une convention de confidentialité par laquelle ils s’engagent à
conserver la confidentialité de tous les renseignements personnels auxquels ils ont accès.
Précautions physiques — Les dossiers actifs sont rangés dans des classeurs à tiroirs barrés
dès qu’ils ne servent pas. L’accès aux aires de travail où les dossiers actifs peuvent être utilisés
est limité aux seuls employés de la SADC Temiskaming Sud et aux tiers autorisés.
Tous les dossiers inactifs ou renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires sont
déchiquetés avant d’en disposer pour prévenir toute divulgation involontaire à des personnes
non autorisées.

Précautions technologiques — Les renseignements personnels qui se trouvent dans les
ordinateurs et les bases de données électroniques de la SADC Temiskaming Sud sont protégés
par des mots de passe conformément à la Politique sur la sécurité des renseignements
personnels de la SADC Temiskaming Sud. L’accès à tous les ordinateurs de la SADC
Temiskaming Sud est aussi protégé par des mots de passe. Le serveur Internet de la SADC
Temiskaming Sud dispose d’une architecture garde-barrière suffisante pour protéger les
renseignements personnels et les renseignements commerciaux confidentiels contre les
attaques de virus et les programmes renifleurs qui vont de pair avec l’activité dans Internet. Les
renseignements personnels ne sont pas transmis par courrier électronique ou toute autre forme
électronique aux membres bénévoles des comités, au conseil d’administration ou aux tiers.

8.0 Transparence

La SADC Temiskaming Sud s’efforcera de faire connaître à la personne ses politiques et ses
procédures en matière de respect de la vie privée par le moyen de cette Politique en matière de
respect de la vie privée et de sa Déclaration sur le respect de la vie privée. Ce document sera
aussi accessible dans le site Web de la SADC Temiskaming Sud à l’adresse :
www.southtemiskaming.com
 
9.0 Accès de la personne

Une personne qui souhaite examiner ou vérifier quels renseignements personnels la SADC
Temiskaming Sud détient ou à qui les renseignements ont été divulgués (comme le permet la
Loi), peut faire une demande d’accès par écrit au chef de la protection des renseignements
personnels de la SADC Temiskaming Sud. Après avoir vérifié l’identité de la personne, le chef
de la protection des renseignements personnels doit répondre dans les 60 jours qui suivent.
Si la personne se rend compte que les renseignements que détient la SADC Temiskaming Sud
sont inexacts ou incomplets, la SADC Temiskaming Sud apportera rapidement les changements pertinents au ou aux dossiers actifs de la personne dès que celle-ci aura fourni les documents qui permettront d’obtenir les renseignements exacts.
 
10.0 Plaintes et recours

Si une personne a des préoccupations au sujet des pratiques de traitement des renseignements
personnels de la SADC Temiskaming Sud, elle peut remettre une plainte écrite au chef de la
protection des renseignements personnels de la SADC Temiskaming Sud.

Après avoir vérifié l’identité de la personne, le chef de la protection des renseignements
personnels de la SADC Temiskaming Sud entreprendra rapidement une enquête et présentera
un rapport écrit de ses conclusions à la personne.

Lorsque le chef de la protection des renseignements personnels de la SADC Temiskaming Sud
conclut que la plainte de la personne est fondée, il prend les mesures nécessaires pour corriger
la pratique irrégulière de traitement des renseignements ou pour réviser les politiques et les
procédures en matière de respect de la vie privée de la SADC Temiskaming Sud.

Lorsque le chef de la protection des renseignements personnels de la SADC Temiskaming Sud
conclut que la plainte de la personne n’est pas fondée, il en informe la personne par écrit.
 
Si la personne n’est pas satisfaite de la conclusion et de l’action qui a été prise par le chef de la
protection des renseignements personnels de la SADC Temiskaming Sud, elle peut présenter
une plainte au Commissaire à la vie privée du Canada à l’adresse qui apparaît ci-dessous :

Le Commissaire à la vie privée du Canada Courriel : www.privcom.gc.ca.
112, rue Kent
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
Tél. 1-800-282-1376

Questions, demande d’accès, plainte

Toute question au sujet de cette politique en matière de respect de la vie privée ou de toute
autre politique de la SADC Temiskaming Sud peut être adressée au chef de la protection des
renseignements personnels. Les demandes d’accès aux renseignements ou les plaintes doivent
être envoyées par écrit au chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse qui
apparaît ci-dessous :

Chef de la protection des renseignements personnels Courriel : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
SADC Temiskaming Sud
C.P. 339
Haileybury, ON, P0J 1K0

Modifications aux politiques en matière de respect de la vie privée de la
SADC Temiskaming Sud

Cette Politique en matière de respect de la vie privée de la SADC Temiskaming Sud est entrée
en vigueur le 23 décember 2003 avec application rétroactive au 1er janvier 2003. Cette politique
est sujette à des modifications qui répondront aux développements dans la législation sur la
protection de la vie privée. Le chef de la protection des renseignements personnels examinera
et révisera la Politique en matière de respect de la vie privée en fonction des changements qui
seront apportés au droit de la protection de la vie privée. Tout changement à la Politique en
matière de respect de la vie privée sera publié dans le site Web de la SADC Temiskaming Sud
et il en sera de même pour la Déclaration sur la protection de la vie privée de la SADC
Temiskaming Sud. Toute modification à la Politique en matière de respect de la vie privée
s’appliquera aux renseignements personnels qui seront recueillis à compter de la date de la
publication du texte révisé de la Politique en matière de respect de la vie privée dans le site
Web de la SADC Temiskaming Sud à l’adresse : www.southtemiskaming.com